档案管理学讲义

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第一章 档案

档案是日常生活中经常接触的，每个人都有一个个人档案，在读书、毕业分配、就业时都要提供个人档案，一个人如果没有档案，就如同没有了灵魂。

有没有人是没有档案的，现代生活中几乎没有，医院看病的病历、派出所的户籍，各种各样的履历表、入团申请、志愿书。

一个单位成立所填写的表格、批文等等。

国家有档案馆、各省市有档案局，稍大一点的单位有档案室。

第一节 档案的定义 一、档案的沿革

历史悠久，可以说有文字记载事情时起，档案就开始产生。上古“结绳记事”、“刻契记事”已具备档案的一些功能――备忘、信约、凭证。因而，是档案的萌芽。

我国的档案和档案工作最早起于何时，还有待于考古工作者的新发现，就目前已掌握的材料看，3500年前的商代，已有档案和档案工作，1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨文，是我国迄今发现的最早的档案。

1、档案载体的演变 商――甲骨

西周――竹、木（单一竹片称“简”连在一起的称“策”或“册”；单一木片称“牍”许多木牍捆在一起称“函”。牍比简宽）

春秋、战国――帛、绢 西汉――纸

2、档案称呼的演变 商――册 西周――中秦 两汉――典籍

魏晋――文书、文案

唐宋――文卷、案卷、案牍 明――档子、档案 二、档案的定义

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案来源的广泛性

国家机构、社会组织、个人（著名人物、家庭、家族） 2、档案是由文件有条件地转化而来的

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档案与文件的区别与联系：

因日后需查考，有意识有目的保存的文件，就转化为档案。

A、办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。

B、对今后的实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

C、按照一定的规律集中保存起来，才能成为档案。 3、档案的形式

从载体上看：龟甲、兽骨、竹片、木板、丝织品、纸张、磁带、磁盘、胶片、光盘等；

从记录方法看：写、刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像、电脑刻录等； 从表达方式看：文字、图像、声音； 4、档案的本质属性

档案是人们社会生活的原始记录，原始记录性是档案的最本质的属性。 5、档案与文物

重要的历史档案就是文物，文字、图像、声音文物就是档案，器具文物不是档案。

第二节 档案的作用 一、凭证作用和参考作用 1、档案的凭证作用

档案市历史的真凭实据，有法律法律法律效用，可作凭证。因档案是由文件转化而类，是原始情况的记录。如：林彪的手令就是林彪谋害毛主席的凭证。

2、档案的参考作用

“前事不忘，后事之师”与一般的图书、资料相比，档案的的原始性就具有较大的可靠性，可参考的内容非常广，在现在的社会建设、科研工作中具有重大作用。如杭州河坊街新发现的古河道，由于在杭州的历史档案中对这条河有较翔实的记录，因此若要开发成旅游景点，就较易操作。

二、档案在现代社会生活中的作用 1、档案是机关工作必须查考的资料 2、档案可作为生产活动的依据和参考 3、档案可作为揭露和打击敌人的武器

南京大屠杀的历史照片、当事人的日记（史东朗日记）、建筑工地的死人骨骸等。 4、档案可作为科学研究的必要条件

5、档案可作为对群众进行宣传教育的生动素材。

三、档案发挥作用的特点

1、档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用，既有现实作用，又有长远作用。

2、随着时间的推移，档案的机密性日益减弱直至消失，最终可以开放，广泛提供利用。

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3、随着社会的发展，档案的作用逐渐由为政治服务到为经济服务。

4、档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥的大小，取决于一定的条件。1987年推出《中华人民共和国档案法》以法律条文的形式作出开放档案的明确规定。

第三节 国家档案全宗的形成

国家档案全宗，指归国家所有、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。

中华人民共和国建国后档案 国家档案全宗

中华人民共和国建国前档案①革命政权档案；②旧政权档案

第二章 档案价值的鉴定

第一节 档案鉴定工作的内容和意义 一、档案鉴定工作的内容

1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单项规定和档案保管期限表等； 2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；

3、挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。 鉴定工作是确定档案存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地实现“存”，其着眼点在于合理地保存档案。 二、档案鉴定工作的意义

1、档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段。 2、档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施。

第二节 鉴定档案价值的原则和标准 一、鉴定档案价值的原则

鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。 二、鉴定档案价值的标准

1、档案属性的标准，从档案客体方面分析，文具来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。A、档案来源；B、档案内容；档案内容是决定档案价值最重要、最

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本质的因素。C、档案形式特征标准。指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。

2、社会需要标准，A、社会需要方向；B、社会需要面；C、社会需要时间。

3、相对价值标准，A、所存档案的完整程度；B、档案内容的可替代程度；C、各全宗之间档案的重复性。

第三节 档案保管期限表和档案保管期限的划分 一、档案保管期限表的作用和类型

档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的制导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。 档案保管期限表有五种类型： 1、通用档案保管期限表。 2、专门档案保管期限表。

3、同系统机关档案保管期限表。 4、同类型机关档案保管期限表。 5、机关档案保管期限表。 二、档案保管期限表的结构 1、顺序号 2、条款

3、保管期限，永久、长期（16年－50年）、短期（15年以下） 4、附注 5、说明

三、档案保管期限划分中的若干问题 1、关于保管期限的档次问题

2、关于一般性条款与专题性条款的关系问题 3、关于划分档案保管期限中的“弹性”问题 4、关于划分保管期限中定量方法的运用 5、关于使用保管期限表中的价值分析问题

第四节 档案鉴定工作的制度与组织 一、档案鉴定工作的制度 1、制发鉴定档案的标准文件 2、档案鉴定工作的组织领导 3、销毁档案的批准和监销制度 二、档案鉴定工作的程序和方法

资格审查――生存――复审（移交、销毁） 三、档案的销毁

编制清册，简要说明，销毁方法

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第三章 档案的收集

第一节 档案收集工作概述

档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。 一、档案收集工作的内容

1、政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收； 2、政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集；

3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收； 4、档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。 二、档案收集工作的要求

档案收集工作的基本要求是：加强馆（室）外的调查与指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。 三、档案收集工作的特点 1、预见性与计划性 2、针对性与及时性 3、系统性与完整性

第二节 机关档案的接收和归档

一、建立、健全归档制度的必要性和意义 二、建立机关文件归档制度的一般要求

1、归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求。

2、归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律。

3、制定的归档制度，应当同本机关的其它相关制度保持内容方面的统一性。 4、完善归档制度的内容。 三、归档制度的内容

1、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关的归档文件应包括4个部分：A、上级机关的文件材料；B、本机关的文件材料；C、同级机关和非隶属机关的文件；D、下级机关的文件材料。不归档范围的文件材料：重份文件；一般事务性的无查考、保存价值的文件；未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的的未生效文件；一般的人民来信。 2、归档时间：《机关档案工作条例》规定，“机关文书部门或业务部门一般应在第

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