MP420文件管理程序

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质 量 管 理 程 序 文 件 第 1 页 共 5 页 文件和记录管理程序 1、目的

确保质量管理体系文件的准确有效，并能及时和充分得到应用，确保各相关场所使用最新有效的文件。

对记录进行有效的控制和管理，以证实：产品和服务质量符合规定要求、质量管理体系有效运行并持续改进、及相关活动的可追溯性。 2、适用范围

本程序适用于公司质量管理体系运作的各种文件和活动记录的控制和管理。 3、 职责

3.1本程序由公司各部门共同执行。

3.2人事部是文件和记录管理的主管部门，负责管理类文件的控制。 3.3技术质检部负责技术文件的管理。

3.4各部门负责对本部门的文件和记录进行管理。 4、总则

4.1有效性：文件和记录出现在任何工作场合，都应处于本程序要求的控制状态，能够确定其效力、使用及处置方式，并可追溯其来源或责任者。否则应撤离工作场所，加以妥善处理。

4.2精简性：在满足应用的前提下，应尽可能精简文件的内容及数量。 5、文件控制 5.1文件的分类

a、体系文件：质量管理手册、程序文件、作业指导书（规定/办法/规程）； b、外来文件：国家法律法规要求、上级主管部门文件、顾客要求； c、公文：控制要求见相关文件(公司规章制度可能以公文的形式发布)。 5.2体系文件的编审要求 5.2.1格式

a、格式同本程序。一般选用A4幅面。

b、页眉：文件名称、文件编号、文件的版次号、生效日期

版本号/修订号即文件的版本号和同一版本内的修改次数；如A/1、A/2，表示第A版本的第1次或第2次修改；

版次：A/ 0 质 量 管 理 程 序 文 件 第 2 页 共 5 页 文件和记录管理程序 c、页脚：公司名称及页次。 5.2.2编号

a) 质量手册 JHS/QM-08 JHS为京华船舶有限公司汉语拼音缩写

QM为质量管理英文缩写 08为年份二位数字

b) 管理程序 JHS/MP××× MP为程序文件英文缩写

×××为对应标准条款号3位

c) 作业指导书 JHS/WI-×× WI为工作须知英文缩写

××为文件顺序号如：01，02

d) 记录格式 JHS/MP××× -R×× R为质量记录英文缩写

××为文件编号-2位流水号 编号在表式右上方

5.2.3引用方式

a、引用文件名称时，以《》表示； b、引用质量记录表式时，以〖〗表示；

c、引用无固定格式的文件/资料或记录时，以“”表示。 5.2.4编审权限 a、原则

文 件 质量管理手册 程序文件 作业指导书 部门文件

b、替代：除非特别情形，各岗位在体系文件编审过程中的签名都是代表其职务而非私人的，同等职务的人原则上均可替代。没有文件规定限制时，公司内部签署者的上级可在原定签署者不能及时签署时，代下级签署而无需特别的授权或说明。 c、编制、审核、批准一般在文件文本上签字，也可通过审批单进行。 5.3文件有效性控制

5.3.1人事部根据公司内部管理文件(如手册、程序文件、规章制度)的编制修订情况，

编写 人事部组织 职能部门 审核 管理者代表 批准 总经理 公司分管领导 部门负责人 版次：A/ 0 质 量 管 理 程 序 文 件 第 3 页 共 5 页 文件和记录管理程序 编制〖有效文件总清单〗(类别：管理文件)，部门负责人审批。如有修订，至少每三年更新一次。

5.3.2技术质检部会同相关部门，每年一次对国家有关法律法规标准要求、顾客要求的文件、船检部门规范规则、公司内部技术文件进行综合评审，判别是否适用，编制〖有效文件总清单〗(类别：法律法规标准)，部门负责人审核，报总经理批准。各部门要随时收集和跟踪国家有关法律法规要求的更新信息，并及时报技术质检部。

5.3.3人事部接到外来公文后，需纳入质量管理体系的，根据质量管理体系要求判别是否适用，及时列出并编制〖有效文件总清单〗(类别：适用的外来公文)，部门负责人审核，报分管领导批准。

5.3.4在〖有效文件总清单〗中一般应标明文件的生效日期、更改和现行修订状态。 5.3.5人事部、技术质检部负责及时更新相应的〖有效文件总清单〗。

5.3.6人事部至少保存一套〖有效文件清单〗(包括已变更的)，体系文件、适用的外来公文及规章制度(不包括归档用)，技术质检部至少保存一套适用的法律法规标准文本一套。如果保存电子文件，则应做好备份。 5.4文件发放 5.4.1控制原则

a、人事部、技术质检部负责文件控制管理；

b、限于部门内产生和应用的文件，由部门自行控制。 5.4.2状态标识

a、每份文件均标明文件号和生效日期，保持标识清晰、内容准确、易于检索； b、为防止作废文件的非预期使用，如因任何目的须保留，则应加“仅供参考”标识。

5.4.3发放文件时，填写〖文件发放登记表〗，或按相关文件执行。

5.4.4各部门在收到最新的〖有效文件总清单〗和文件以后，要及时核对本部门所使用的文件，确保二者相一致，如发现问题及时予以反馈。

5.4.5当文件破损严重而影响使用或丢失时，应到相应发放部门申领，补发新文件。 5.5文件变更

5.5.1文件的任何变更，包括“取消”、“修订”，均需提出申请，填写〖文件修改申

版次：A/ 0 质 量 管 理 程 序 文 件 第 4 页 共 5 页 文件和记录管理程序 请表〗说明变更理由，对重要的变更还应附有充分的证据。

5.5.2文件变更申请由该文原审核岗位同意后，由原编写部门实施更改。 5.5.3文件变更时注明新的生效日期。

5.5.4规章制度的变更可采用重新制订的方式并发放，并在新文件的内容中说明原规章制度的有效状况。

5.5.5文件变更后的审批同原审批程序。 5.6文件借阅

5.6.1各部门应指定一名本部门文件和资料的管理员。

5.6.2公司内部借阅文件时，由部门管理员负责；公司外部借阅文件时，应经部门负责人同意。 6、记录控制 6.1记录的范围

6.1.1实施质量管理体系要求形成的记录均属于控制范围。 6.2记录的形式及要求

6.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、软盘或胶片。 6.2.2记录的样式、标识及内容在相应的文件中规定。

6.2.3填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂改。 6.3记录的收集、编号和归档

6.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。

6.3.2记录的归档方式应便于存取检索。归档按相关文件执行。 6.4记录的保存和销毁

6.4.1记录应保存安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防潮等工作；对于保存在软盘和胶片中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

6.4.2记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门负责人核实后方能处理。 6.4.3记录的保存期限可分为永久、长期和短期，在活动/项目未结束前相关责任人保存，结束后进行归档；其他记录每年度进行归档。具体保存期限由人事部予以规

版次：A/ 0 质 量 管 理 程 序 文 件 第 5 页 共 5 页 文件和记录管理程序 定。归档的文件或记录应填写〖卷内目录〗，并由部门负责人明确保存期限。电子文件归档时或磁盘备份，或打印一份纸面文件。磁盘备份时应标明相应的内容和保存期限。

6.5记录的查阅、借阅

6.5.1经记录保管部门同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。

6.5.2如合同有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。 6.6记录格式的使用说明

一般使用时应带有记录格式编号；如因对外需要等原因，可不带格式号；也可直接使用电子形式，但应确保内容与文件中规定相一致。 7、记录表式

MP420-R01 〖有效文件总清单〗 MP420-R02 〖文件发放登记表〗 MP420-R03 〖文件修改申请表〗 MP420-R04 〖卷内目录〗

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