公文管理制度

文件名称 文件版次 起草部门 审 核 人

公文管理制度 A.01 行政部 文件编号 密 级 起 草 人 批 准 人 XZ-2016002 二级 一、 目的

为建立科学、合理、规范的公文处理程序及行文制度，提高公文的管理水平，确保公文的准确性和及时性，结合公司实际情况，特制定本制度；

二、 适用范围

集团及下属各分公司行政部；

三、 部门职责

行政部是公文管理的归口管理部门，负责公文的起草、发放、整理归档等工作；

四、 内容

（一） 公文种类及范围 公文名称 适 用 范 围 决定 适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排，奖励有关部门和人员。 适用于上级单位或部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位和部报告 门的询问。 适用于各部门布置工作，阐明有关指导原则；发布规章制度；转发上级单位和不相通知 隶属的主管部门的公文；传达要求各部门办理和周知或者共同执行的事项；任免和聘用管理人员。 内部文件 第 1 页 共 4 页 敬请保密

请示 批复 适用于向上级单位请求指示，批准某件事项。 适用于答复下属部门请示事项。 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向不相隶属的有关部门函 请求批准等。 会议记要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 简报 适用于反映集团经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。 其它未涉的专用公文：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等；

（二） 公文的构成要素及排版方式

1.公文的构成要素：主要是由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文单位或机关、发文字号、签发人、标题、主送单位或机关、正文、附件说明、发文单位或机关署名、成文日期、印章、附件、抄送单位或机关、印发日期、页码等；

2.公文排版方式：主要是指公文的各构成要素在文件版面上的标印格式（附近1）；

2.1公文每页页边距为：上：2cm；下：2cm；左：2cm；右：2cm；每页页眉放公司LOGO，即：”清濛养老服务有限公司”居中，微软雅黑小五；

2.2公文的内容：标题（模式）：微软雅黑、二号、加粗；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体。正文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，签发人姓名用 3 号楷体字； 行间距在 25-30 磅之间。

数字序号的级别顺序为：第一层为汉字数字加顿号，例如：“一、”；第二层为括号中包含汉字数字，例如：“（一）”；第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.” 第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”

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第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”或者“1）” 第六层为大写英文字母，例如：“A.”第七层为小写英文字母，例如：“a.”或者“（a）”

其中，以上序号级别的排序只是一个大致的标准，拟文者可以根据实际情况予以跳级使用序号，但是总体排序序号必须遵循。

2.3公文各要素释义：公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

（1）眉首（红头文字）：置于公文首页红色分割线以上的各要素统称公文眉首。眉首 包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机 关标识、发文字号、签发人、版头分割线。

A.份号（可选项）：公文印制份数的顺序号用阿拉伯数字。

B.秘级和保密期限（可选项）：密级分为一级、二级和三级； 保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明；一级——表示文件只发至各公司第一、二负责人，不外传；二级——表示文件传达到相关部门经理级以上管理人员；三级——表示文件可以对公司所有员工公布。

C.紧急程度（可选项）：是对公文送达和办理的时限要求。 根据紧急程度，标注“特急”、“加急”； D.发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者。使用红色宋体字，字号不得大于 18MM*15MM，以醒目、美观、庄重为 原则。

E.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序 号。由发文机关代字、年份和序号组成。公司发文字号格式为“清濛”+企或部门简称+“字”+年度 号+序列号。

（2）主体（正文）：置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之 间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件。

（3）版记：置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、 印发机关和印发日期。 （三）公文行文原则及收发处理流程

1.行文原则：行政部是公司授权的行文部门；其它部门暂不设行文权限

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2.发文处理流程（行文必须使用统一格式的《公文签发单》下称《签发单》，详见附件 2）： 拟稿（行政部或其它部门）→会签（部门负责人）→核稿（行政部负责人）→批准（总经理批准）→下发-存档（行政部）

3.收文处理：一切外来信件、政府文件、传真，统一由行政部签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司行政部收启的，统一由行政部拆封处理。

五、 附则

1. 本制度由行政部负责解释、补充，由公司总经理批准颁行；2. 本制度自2016年6月1日起执行,原相关制度同时废除。

六、 附表

附件：1.红头文件（模板） 2.公文签发单

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