探究档案集约化管理的必要性及优势

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探究档案集约化管理的必要性及优势

作者：田媛

来源：《中国科技博览》2017年第14期

[摘 要]随着我国档案管理水平的整体提高，档案数字化的深化应用，档案保护工作的内容、目标、规模发生了很大的变化。实行档案的集约化管理，是实现档案高效管理，主动适应档案保护需求，促进电力电网档案的综合开发利用，实现重要档案永久保存的有效途径，也是现代化档案管理的发展趋势。

[关键词]档案管理；集约化；降本增效；优势

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0206-01

企业档案管理体制与模式是企业档案管理的组织、机构、制度的形式，是企业档案管理的基础。随着时代发展而不断变化，将先进的管理理念、管理手段不断应用，可以改善企业档案管理水平，提高档案管理效率。当今社会是信息社会，人员档案信息无处不在。它是资源，更是财富，只有实行系统控制，才能达到有效利用，实现科学管理的目的。档案集约化管理，从节约与效率入手，体现了降本增效的思维理念。 1.档案管理目前的弊病

1.1 人事档案管理部门许多的重复设置，造成人力、财力资源浪费。单位领导认识不足，以及档案管理人员素质不同，不能准确、快速、全而地提供人事档案信息。

1.2 存档、查档不方便。人事档案管理部门的多重设置，使新毕业人员、下岗失业人员和社会人士存档、查档不知所归，往往四处奔走，费时费力；而且各单位档案管理人员更换频繁，造成破产、倒闭企业部分人员档案无处问津，给生活、就业带来麻烦。

1.3 容易滋生腐败。个别单位人事部门利用职务之便，以不接收或不配合的态度制约他人，谋取私利，使得一些人无法顺利就业和正常加薪、退休、领取养老保险及失业救济金，造成精神负担和经济损失。

1.4 无法有效规避档案安全风险。档案的安全风险主要有两大类，一类是档案实体安全风险。由于档案范围大，就增大了风险性，加之规模较小，设施简陋，不能达到档案安全保管条件，不同程度地存在着安全隐患。另一类是档案信息安全风险。由于点多、规模小，人员少，不能合理分工业务，一个档案员要独立完成收集、整理、保管等全部工作，全部工作掌握在一人之手，这就使信息安全失去了有效的控制。

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