设计院技术信息资源管理系统开发与应用(3)

二、系统的推广应用
      系统软件开发完成，只是完成了课题工作的一半，技术信息资源管理系统的成功与否，还有很大一部分取决于它是否可以得到推广应用。而软件尤其是管理软件的推广应用更是一个难点。为此我们集中时间，专门对软件进行了数据初始化，对核心应用人员进行了系统的培训和辅导，发现问题及时与软件公司沟通。在系统推广期间，我们特别制定了有力的推广措施，使其成为全员应用的工具。具体的推广措施包括：
1. 建立信息员制度
      根据我院技术管理现状和专业设置情况，组建了一个由系统总管理员和各部室信息员共同组成的系统管理员小组，各部室的信息员均为工程技术人员，他们都被系统赋予了相应的权限，可以随时随地做到对系统的实时更新维护。
2．合理权限设置
      为保证技术资源的安全性和保密性，系统管理员对不同层次人员逐个赋予系统访问和操作的不同级别权限。
3．全方位点对点培训
      直接上门服务，解决实际的应用问题。
4．信息中心消息发布；
      利用信息中心的功能，系统管理员和信息员及时将各类通知、规定发布，既实现了无纸化办公又加大了信息的时效性。
5．技术信息库、图书规范管理的应用实施；
      技术信息库是系统的核心内容之一，是本系统提供技术资源共享的功能模块，但必须有海量的数据做支撑，为此，我们专门集中进行了大量的数据录入。目前该模块中包括：以发文和发布信息为主的院发文件库；由各专业论文文献资料组成的文献库；以我院历来获奖项目为主构成的科研成果库；当前我院现有的软件拥有及使用情况为主的软件库；以及由我院组编的论文集、论坛文集等为主搜集来的技术成果库，此外还有由工程图片构成的图片库和反映我院现有专利情况的专利库。可以说，这些内容是工程技术人员的非常有价值的参考资料。我院授权职工可以在任何网络终端浏览。仅此一项就产生了强烈反响，发挥了技术信息库的强大作用。
科研管理的实施应用。
      科研管理功能模块是本系统的核心功能模块之一，也是本系统惟一可以实现网络数据流转，最终实现科研项目管理从立项申请、项目实施、项目奖励申报和项目归档等全过程的各个环节，包括审批程序的全自动化管理。我院现有在研项目26项，其中2003年新立项7项，对这些项目的管理我们逐步尝试利用本系统提供的科研管理模块来进行控制和管理，尤其是2003年我院新立项项目，从项目申报、审批、项目合同计划、外部合作协议以及项目年中检查等管理和控制过程都原则上利用网络进行，极大的提高了我院科研项目的管理水平。
      通过采取上述强有力的推广应用措施，使得信息资源库的应用达到全员使用率的70%，这些成功的经验还被行业协会推广，已有多家设计单位上门观摩学习。

三、系统的主要创新点及推广应用前景分析
      2003年7月，本系统通过鉴定，确认其在以下几个方面有所创新：
1.本系统是在详细分析设计院技术科研管理内容的基础上，提出了优化的管理流程，并结合先进的信息技术研发的管理信息系统，是管理手段的一项创新。
2.技术信息库将仅对图档进行静态管理的传统模式提升到对各类技术信息资源进行全方位综合管理的更高层次，实现了技术资源高效共享，对科研项目从立项申请、项目实施、项目合同及经费、项目归档及成果申报的各个环节可实行动态远程的自动化流程控制管理，实现了零距离办公，大大提高了工作效率。
3.系统具有实用性、开放性、先进性、安全性和可推广性。
4.针对信息化管理推广应用难的问题，特别建立了一套推广应用体系。

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