公文标准化处理办法(2)

4．文件标识都应加“文件”二字，用红色标识。平行文或下行文，发文机关标识上边缘至上页边为62mm；凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm，实际上就是发文机关标识距上页边为天头37 mm +80mm=117 mm；由于发文机关的标识是有执法职能的国家行政机关的公文，为体现庄重，《国家行政机关公文格式》国家标准推荐使用小标宋体字；按照《国家行政机关公文格式》国家标准的规定，发文机关标识的字号以22 mm×15 mm为字限，现行“国务院文件”的字号即是22 mm×15 mm。以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体用多大字号，由行政机关根据机关名称的字数多少来定，一般要小于22 mm×15 mm以醒目美观为原则；

联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。

5．各级行政机关的公文都要编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，如“2000”，六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即“1”不编为“001”，不加“第”字，如“金政发〔2006〕1号”。有的单位在发文机关代字后边加“字”，如“请字〔××××〕号” “报字〔××××〕号”等虚字，从实用出发，也不加“字”字，尽量减少发文字号的字数；发文字号之下1—4 mm处印一条与版心等宽的红色反线；

6．签发人标识仅是在上报的公文中才出现。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字（不顶格），签发人姓名居右空1字，也就是和发文字号同处在一行，这样排列对称、美观。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为1—4mm；

（二）主体

1．公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除上报公文外，一般应当标明发文机关；公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容；公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体字顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。

3．正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字，回行顶格。数字、年份用阿拉伯数码标识的不能回行；

4．正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。

5．一般每页排22行，每行排28个字；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。

6．附件。公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号，冒号后边标附件名称。附件如有2件以上的，要用阿拉伯数码标识序号，如“附件：1.××××”。附件名称后边不加标点符号。

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